Niemała ilość przedsiębiorców w Polsce eksploatuje obiekty budowlane, szczególnie produkcyjne, bez żadnych dokumentów świadczących o ich sposobie użytkowania. Są to obiekty kupione lub dzierżawione.

Przedsiębiorcy wychodzą z założenia, że skoro w danym obiekcie była prowadzona działalność produkcyjna, to również oni mogą tę działalność bez problemu kontynuować. Po jakimś czasie okazuje się jednak, że takie budynki nie posiadają książki obiektu budowlanego, nie da się prowadzić i potwierdzać w nich przeglądów instalacji, a także wytłumaczyć ich przeznaczenia.

Stosunkowo niedawno – i w niektórych przypadkach nadal – tego typu dokumenty można jeszcze uzyskać w archiwach starostw powiatowych. Niestety, spora część z tych archiwów uległa likwidacji. Przykładowo, dla obszaru miasta Bydgoszczy archiwalne dokumenty są praktycznie nieosiągalne.

Dla części obiektów da się je odtworzyć, wykonując nową dokumentację w celu ustalenia zmiany sposobu użytkowania obiektu. Natomiast dla wielu z nich – szczególnie tam, gdzie większe obiekty zostały podzielone na części – jest to ekonomicznie praktycznie niewykonalne.

Dlatego przed dzierżawą lub zakupem wydawałoby się okazyjnego obiektu, warto zainteresować się, czy posiada jakiekolwiek dokumenty dotyczące jego legalnego sposobu użytkowania.

Legalność użytkowania budynków produkcyjnych – jak nie wpaść w pułapkę dokumentacyjną?

Nie masz dokumentów budynku? To może kosztować Cię więcej, niż myślisz

W Polsce wciąż wiele firm eksploatuje obiekty produkcyjne bez żadnych dokumentów świadczących o ich legalnym sposobie użytkowania. Przedsiębiorcy często zakładają, że skoro w danym budynku wcześniej działała firma, mogą bez problemu kontynuować działalność. Niestety, to założenie może prowadzić do poważnych problemów prawnych i finansowych.

Brak książki obiektu budowlanego i dokumentacji technicznej

Budynki, które nie mają książki obiektu budowlanego, nie pozwalają na legalne potwierdzanie przeglądów instalacji ani wykazanie zgodności ze zmianą sposobu użytkowania. Taka sytuacja staje się szczególnie ryzykowna w kontekście kontroli organów nadzoru budowlanego czy środowiskowego.

Co gorsza, w wielu przypadkach dokumenty archiwalne po prostu przepadły. Przykład? Dla obszaru miasta Bydgoszczy dostęp do archiwalnych dokumentów jest obecnie praktycznie niemożliwy. Likwidacja lokalnych zasobów starostw powiatowych sprawiła, że odtworzenie historii obiektu stało się bardzo trudne.

Lifehack: Jak zabezpieczyć się przed inwestycyjną katastrofą?

1. Zawsze pytaj o dokumentację jeszcze przed podpisaniem umowy

Brzmi banalnie, ale to naprawdę działa. Przed zakupem lub dzierżawą obiektu zawsze zapytaj o:

• książkę obiektu budowlanego,
• projekt budowlany,
• pozwolenie na użytkowanie,
• dokumenty dotyczące przeglądów technicznych.

2. Sprawdź możliwość odtworzenia dokumentacji

Dla niektórych obiektów można zlecić wykonanie nowej dokumentacji, która pozwoli zalegalizować ich obecne użytkowanie. Nie jest to tanie, ale może uratować firmę przed wielokrotnie wyższymi kosztami związanymi z karami lub przestojami.

3. Uważaj na dzielone hale i magazyny

Szczególnie problematyczne są budynki, które zostały podzielone na części. W takich przypadkach odtworzenie dokumentacji dla każdej wydzielonej sekcji może być praktycznie niemożliwe – zarówno technicznie, jak i ekonomicznie.

Ciekawostka: Dlaczego to tak ważne?

Nielegalne użytkowanie budynku może skutkować nie tylko nakazem jego opuszczenia, ale też brakiem możliwości ujęcia go w dokumentacji środowiskowej. Co to oznacza? Problemy w obsłudze bdo dla firm, brak możliwości raportowania i ewidencjonowania odpadów czy niezgodności przy kontrolach WIOŚ.

WIOŚ i kontrole dokumentów

Inspekcja Ochrony Środowiska ma prawo żądać przedstawienia dokumentów legalizujących sposób użytkowania obiektu. Jeśli ich nie masz – możesz mieć problem nie tylko administracyjny, ale też finansowy.

Co zrobić, gdy nie ma żadnej dokumentacji?

• Zleć audyt budowlany i środowiskowy.
• Skonsultuj się z ekspertem od bdo obsługi firm.
• Rozważ legalizację obiektu poprzez nowe pozwolenia i dokumentację projektową.

Nasza wskazówka na koniec

Zanim kupisz lub wynajmiesz „okazyjny” obiekt produkcyjny – upewnij się, że jego sytuacja formalno-prawna jest uregulowana. Unikniesz dzięki temu nie tylko problemów z nadzorem budowlanym, ale również z obsługą systemu bdo oraz planowaniem przyszłych inwestycji.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź, jak może wyglądać bdo outsourcing oraz kompleksowa obsługa bdo w Twojej firmie. Skontaktuj się z nami i skorzystaj z obsługi bdo dla firm, która uwzględnia również kwestie formalnoprawne związane z użytkowaniem budynków.