Niedawno podczas kontroli u jednego z przedsiębiorców doszło do sytuacji, która zaskoczyła nawet urzędników. W trakcie kontroli przedstawiliśmy kontrolującym zakres wykonanego wcześniej wpisu w rejestrze BDO. Dane zostały zweryfikowane i wszystko wydawało się być w porządku.
Jednak w międzyczasie przedsiębiorca, korzystając z okazji, chciał dokonać aktualizacji wpisu w związku ze zmianą profilu działalności. Po przeprowadzeniu tej aktualizacji – jeszcze przed zakończeniem kontroli – okazało się, że niektóre wcześniej widoczne dane po prostu… zniknęły. Komórki i pozycje, które chwilę wcześniej były obecne we wpisie, po aktualizacji wyparowały z systemu.
To nie jest odosobniony przypadek. Tego rodzaju sytuacje zdarzają się niestety dość regularnie. Dlatego zalecamy, aby co jakiś czas weryfikować swój wpis do BDO – zwłaszcza jeśli był on składany kilka miesięcy lub lat temu. Warto upewnić się, że wszystkie deklarowane wartości i zakres działalności nadal znajdują się w systemie. Utrata danych może prowadzić do poważnych nieporozumień, a nawet konsekwencji podczas kontroli.
Czy wpis do BDO potrafi zniknąć? Rzeczywistość, która może zaskoczyć przedsiębiorcę.
Rejestr BDO – przydatne narzędzie czy źródło problemów?
System BDO, czyli Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami, to obowiązkowy rejestr dla wielu firm działających w Polsce. Jego głównym celem jest usprawnienie monitorowania odpadów i zapewnienie większej przejrzystości w gospodarce odpadami. Niestety, zdarza się, że ten system zamiast pomagać, może sprawiać niespodziewane problemy. Jednym z nich jest sytuacja, w której wpis w BDO po prostu… znika.
Przypadek z kontroli – sytuacja, która naprawdę miała miejsce
Podczas jednej z kontroli, w której uczestniczyliśmy jako doradcy środowiskowi, miało miejsce zdarzenie, które najlepiej ilustruje ten problem. Przedsiębiorca, którego dokumentację sprawdzano, zdecydował się w trakcie kontroli zaktualizować swój wpis w systemie BDO. Chodziło o niewielką zmianę związaną z profilem działalności.
Po wprowadzeniu tej zmiany, zanim jeszcze kontrola dobiegła końca, kontrolujący zauważyli, że część danych z wpisu, które widzieli wcześniej, zniknęła z rejestru. Informacje, które były widoczne kilka minut wcześniej, nagle przestały istnieć w systemie.
Tego rodzaju przypadki nie są odosobnione. Aktualizacja wpisu może czasem prowadzić do niezamierzonego usunięcia niektórych pozycji lub pól, które nie były bezpośrednio zmieniane. Dzieje się tak najczęściej przy rozbudowanych profilach działalności lub przy długiej historii zmian w rejestrze.
Dlaczego to stanowi realne zagrożenie dla firmy?
Zniknięcie części wpisu w systemie BDO może oznaczać poważne konsekwencje:
- brak zgodności między dokumentacją firmy a stanem faktycznym,
- konieczność ponownego składania dokumentów,
- ryzyko nałożenia kar administracyjnych,
- problemy podczas kolejnych kontroli,
- utrata zaufania ze strony organów kontrolnych.
Przedsiębiorcy często nie mają świadomości, że po wprowadzeniu zmian ich wpis w rejestrze przestał odzwierciedlać pełny zakres prowadzonej działalności. Może to skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.
Co warto robić, by uniknąć takich sytuacji?
1. Sprawdzaj swój wpis regularnie
Nie traktuj wpisu do BDO jako formalności „na raz”. To dokumentacja, która powinna być stale aktualizowana i regularnie kontrolowana. Warto raz na kwartał zalogować się do systemu i upewnić się, że wszystkie dane są nadal widoczne i poprawne.
2. Nie aktualizuj wpisu w pośpiechu
Jeśli planujesz zmianę danych w systemie BDO, najlepiej robić to w spokojnych warunkach – nie w trakcie kontroli. Dobrze jest również przygotować zrzuty ekranu lub pobrać dane przed wysłaniem aktualizacji, by mieć potwierdzenie wcześniejszego stanu.
3. Gromadź dokumentację
Posiadanie potwierdzeń, zrzutów ekranu lub wydruków z systemu może uratować Cię w sytuacji, gdy dane znikną z rejestru. Takie informacje mogą posłużyć jako dowód w trakcie kontroli lub postępowania wyjaśniającego.
4. Skorzystaj z profesjonalnego wsparcia
Jeśli nie masz czasu, wiedzy lub zasobów, by samodzielnie zajmować się wpisami i aktualizacjami w BDO, warto rozważyć współpracę z firmą, która zajmuje się tym na co dzień. W AKU-TECH oferujemy:
- pełną obsługę BDO,
- weryfikację i aktualizację wpisów,
- przygotowanie firm do kontroli,
- prowadzenie ewidencji KPO i KEO,
- doradztwo w zakresie zmian przepisów.
System może działać dobrze – trzeba tylko wiedzieć, jak z niego korzystać
BDO to narzędzie, które z założenia ma porządkować system gospodarowania odpadami. Ale jak każdy system – wymaga wiedzy, czujności i doświadczenia. Jeśli nie wiesz, jak zarządzać swoim wpisem albo masz wątpliwości, czy dane wciąż są aktualne, lepiej zadziałać zawczasu niż tłumaczyć się przed urzędnikami.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja dokumentacja w BDO jest kompletna i zgodna z aktualnym stanem prawnym, skontaktuj się z nami.
Dowiedz się więcej o naszej ofercie obsługi BDO
Zobacz, jak wspieramy firmy w gospodarce odpadami
